Если так, то...

Журнал "Бухгалтер и компьютер.1С:Приложение" №3,2002 г.

Системы OLAP (On-Line Analytical Processing) завоёвывают признание аналитиков и становятся неотъемлемой частью современных комплексов учёта и управления предприятием. Ритм жизни становится всё быстрее, а конкуренция – острее, поэтому так важно оперативно вести анализ текущего состояния дел на предприятии, чтобы правильно выбирать дальнейший курс. Мы расскажем, как помогает в этом система «OLAP 7.7» фирмы «ПиБи», предназначенная для аналитиков и управленцев предприятия – менеджеров сбытового, кредитного отдела, директоров и т. д. Она успешно прошла проверку практикой в самой фирме, занимающейся, в частности, продажей программных продуктов и распространением программ собственной разработки через сеть партнёров.

Павел БАСКИР

Фирма «ПиБи»

Что день грядущий...

Чтобы успешно конкурировать в современном бизнесе, уже недостаточно только предлагать товары или услуги, пользующиеся спросом. Ведь и другие участники рынка могут предлагать то же самое, создавая конкуренцию и уменьшая таким образом ваши прибыли. Переход на новые технологии производства способен дать преимущество за счёт улучшения потребительских свойств товара и снижения его себестоимости. Однако это лишь часть стратегии. Другой неотъемлемой её частью является совершенствование технологий сбыта. И чем на более высоком уровне ими заниматься, тем большее значение приобретают мелкие детали: на них обычно не хватает времени, но они вполне способны составить вместе некое серьёзное целое. Глобальные факторы сейчас уже многие научились учитывать. Так что выиграть можно, обратив внимание на детали. Эти детали нужно анализировать, учитывать в качестве данных в отчётах, с тем чтобы получить целостную картину: удастся ли обойти конкурентов ещё на шаг? Или наоборот: из картины вычленить составляющие, чтобы узнать, как каждая из них способна повлиять на ситуацию.

Такая вот аналитика. Но, чтобы проверить свои идеи, менеджер должен иметь инструмент, позволяющий ему легко манипулировать данными и обобщать или детализировать их в разных сочетаниях. Сами данные, конечно, содержатся в соответствующих бухгалтерских отчётах либо в первичной документации предприятия. Однако это застывшие цифры: для формирования нового их сочетания нужно, в сущности, создавать и новый отчёт, причём форму его обычный пользователь самостоятельно уже вряд ли сделает, так как для этого требуются знания программиста. Кроме того, работа со стандартными отчётами – это, по сути, фиксация состояния дел вчерашнего дня, а не попытка заглянуть в будущее, чтобы определить новые тенденции развития рынка вообще и предприятия на этом рынке в частности.

Именно возможность подробнее узнать настоящее и на этой основе спрогнозировать будущее позволяет технология OLAP. Дословно это сокращение можно перевести как "аналитические разработки в режиме реального времени". Иначе говоря, задача OLAP - обеспечить условия для оперативного и при этом динамического анализа данных. Ну а правильный анализ - залог выбора правильной стратегии бизнеса.

Программы фирмы «1С» занимают значительное место на российском рынке, и это, естественно, рождает спрос на OLAP-системы, ориентированные на работу именно с семейством программ «1С:Предприятие». В самом деле, неразумно было бы не использовать открывающиеся возможности интеграции систем учёта и баз данных «1С», с одной стороны, и блока аналитической обработки – с другой. Это позволило бы существенно усилить аналитические возможности семейства, сделать из учётного комплекса учётно-аналитический.

Руководствуясь этими соображениями, партнёр «1С» - фирма «ПиБи» выпускает соответствующий инструмент, ориентированный на работу в среде именно «1С:Предприятия». Мы представляем его последнюю версию – «OLAP 7.7», функционирующую на платформе «1С:Предприятие 7.7».

Вообще работа с OLAP-системой чем-то напоминает диалог, в котором главным является любимый аналитиками вопрос «что будет, если...». Вы задаёте несколько бизнес-показателей, степень детализации, временн`ые интервалы, а система соспоставляет все эти параметры и отвечает на поставленный вопрос своим «если так, то...». Это может дать новый угол зрения на проблему, открывая и новое её решение. Кроме того, на основе заданных вами условий и представленных данных OLAP-система помогает строить приказы, определять оптимальные пути выхода из сложившейся неблагоприятной ситуации или дальнейшего развития при ситуации благоприятной – с точки зрения того или иного критерия. В общем, OLAP представляет модель вашего бизнеса в виде своего рода кубика Рубика, а уж аналитик может как угодно поворачивать относительно друг друга его ячейки-ресурсы. Такая система анализа является мощным средством поддержки бизнеса. Средний показатель возврата инвестированных средств для предприятий, пользующихся анализом OLAP-систем, составляет, по данным консалтинговой компании International Data Corporation, порядка 400 % за три года; при этом у четверти организаций эта цифра ещё выше – 600 %.

Вы можете подумать, что предварительная подготовка данных для анализа в OLAP требует неких специальных знаний в области информационных технологий, однако это не совсем так. «OLAP 7.7» спроектирована таким образом, чтобы ею было легко пользоваться прежде всего бизнес-специалисту, скажем, тому же менеджеру по продажам. Она не нагружает работника излишними подробностями (составляющими) ИТ-процесса, выдавая аналитику только «саму проблему» и данные, которые с нею связаны. Так, эта система, например, позволяет определять наиболее и наименее выгодных поставщиков и покупателей, выводить закономерности колебаний объёмов продаж в разрезах регионов и периодов времени и, таким образом, выходить на источники возникающих проблем, что в дальнейшем позволяет принять правильные управленческие решения.

OLAP предлагает

Что же конкретно предоставляет пользователю «OLAP 7.7»? Мы кратко перечислим основные возможности системы, а далее подробнее остановимся на некоторых из них. Итак, функциональность «OLAP 7.7»:

· мгновенное получение отчётов при использовании даже больших объёмов данных;

· удобный интерфейс для задания пользователем параметров отчётов;

· гибкие механизмы манипулирования многомерными данными;

· агрегирование, обобщение и детализация данных;

· наглядное графическое и табличное представление информации;

· экспорт отчётов в MS Excel;

· многопользовательский режим;

· загрузка данных в OLAP как до начала работы с системой, так и во время неё.

Слабым местом любой системы учёта является работа по одновременному проведению документов и генерации отчётов. Ведь проводка охватывает большую часть информации в базе данных, блокируя доступ к ним системы формирования отчётов. Если же с БД работают несколько пользователей, то эффект задержки сказывается значительно сильнее.

Но и это ещё не всё. Первичная информация, которую вводят в систему пользователи "1С", выступает в самых разных ипостасях: это расходные и приходные накладные, счета, заказы, карточки товаров и клиентов и т. п. Достать из этого стога сена нужную "информационную иголку", чтобы получить картину работы фирмы, - дело непростое. С точки зрения аналитика, эти данные не упорядочены, не сведены, нет их визуального отображения (которое зачастую оказывается гораздо нагляднее, чем «голые» цифры), и обычно много времени требуется для создания новых отчётов.

Чтобы решить эти проблемы, разработчики «ПиБи» применили подход, заключающийся в максимальном разделении во времени и по базам двух этих основных моментов – проведения документа и создания отчётов.

«OLAP 7.7» работает с БД, разделённой на две части – оперативную и аналитическую (в качестве последней выступает сервер MySQL). В оперативной части происходит формирование первичной документации предприятия, которая представляет собой данные, необходимые для последующего анализа. Далее она сразу поступает в аналитическую базу, где происходит проведение документов по сложным алгоритмам и большим количествам измерений OLAP. Все основные показатели здесь и просчитываются, составляя затем содержание заданных пользователем кубов OLAP, так что на обработку запросов (аналитическую разработку) и создание новых отчётов уходит минимум времени.

Собственно, OLAP-куб - это основополагающая часть системы, на которую работают вспомогательные программы. Куб состоит из измерений и ресурсов, а по принципу действия очень напоминает известный кубик Рубика. Там, поворачивая составляющие его мелкие кубики-ячейки относительно друг друга по различным осям, можно получить огромное количество вариантов сочетания цветов и элементов. Измерения - это оси куба, по которым разворачивается информация. Ими могут быть документы, справочники, перечисления, иногда - строковые константы. Тип измерений для временных интервалов - недели, месяцы, кварталы, годы. Измерение "Документы" в кубе присутствует в обязательном порядке, его элементы составляются из проводимых документов. Ресурсами являются ячейки куба, представляющие собой наборы чисел. Сами ресурсы могут быть простыми и вычисляемыми. Первые заполняются только в момент проведения документов по формулам, заданным в правилах настройки куба OLAP. Вторые - строятся на основе обычных ресурсов, но заполняются "на лету", по формулам пользователя. Скажем, обычные ресурсы - оборот, количество, а расчётный – средняя цена. «Обычные» являются основополагающими и не могут быть изменены без перепроведения всей базы. «Вычисляемые» же вполне возможно изменять, так как они применяются только в момент формирования OLAP-отчётов.

Кубы создаются с таким количеством измерений и ресурсов, какое требуется для нужного пользователю уровня детализации.

Таким образом, вы получаете систему класса OLAP-сервер: она формирует собственное хранилище данных, которым затем пользуются OLAP-клиенты для создания отчётов. Это обеспечивает меньшую зависимость от структуры хранения данных в базе «1С:Предприятия», экономию времени на сложных промежуточных расчётах и многопользовательский режим. Допустим, при проведении в OLAP делаются движения как по товару, контрагенту и складу, так и по всем их «родителям», причём в сочетаниях с элементами и «родителями» из других измерений. Используя метод «Остатки» и передавая по нему значения используемых измерений (документов, элементов и групп справочников), мы сразу же получаем остатки. При этом не нужны никакие промежуточные, временные расчёты, так как у нас уже имеется сформированное в аналитической БД измерение «Время», а все итоги в соответствии с подгружаемой из оперативной БД информацией заранее перерасчитываются, так что мы уже берём их на точке актуальности.

Интерфейс программы скрывает от пользователя физическую реализацию базы данных и состояние элементов в ней. Тот, кто работает с системой, оперирует уже заранее подготовленными данными, создавая на их основе новые информационные варианты.

Можно формировать ресурсы, которые не занимают место в базе и вычисляются сразу, по специальной формуле на основании значений ресурсов OLAP.

Агрегирование как частный случай обобщения применяется, когда необходимо получить просуммированные данные по двум и более элементам измерения, при том, что они располагаются в разных группах либо в одной группе вместе с ними имеются ещё какие-либо элементы. В «OLAP 7.7» обобщение осуществляется по одному или нескольким измерениям по таким функционалам, как сумма значений ресурсов, среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение и др.

Гибкость и универсальность «OLAP 7.7» позволяют в качестве источника данных использовать любые конфигурации системы программ «1С:Предприятие».

Главная отличительная особенность «OLAP 7.7» - это реализация концепции оперативной аналитической обработки данных в интеграции с «1С:Предприятием». Это позволяет проводить работы по анализу информации непосредственно в среде «1С:Предприятие» и поддерживать прямую двустороннюю связь с первичной информацией – основой данных для аналитической БД. Иначе говоря, если вы произвели в базе "1С" некие изменения, то в OLAP сразу происходит соответствующее обновление данных и расчётов на их основе; с другой стороны, вы можете, находясь в OLAP-системе, найти, открыть и отредактировать любой первичный документ.

Кроме того, «OLAP 7.7» включает в себя всё необходимое программное обеспечение, так что для полноценной работы ей необходимы только операционная система Windows 98 (и выше) и сам источник данных – среда «1С:Предприятия». Это полностью законченное решение в рамках технологии OLAP, начиная с выгрузки данных из базы «1С» и заканчивая созданием специальных аналитических отчётов. В комплект поставки входят OLAP-сервер (включающий хранилище данных MySQL), OLAP-клиент и механизм загрузки информации. Все части системы - от одного производителя.

Отчёты, которые мы создаём

«OLAP 7.7» работает следующим образом. Пользователь открывает уже созданный в аналитической базе данных OLAP-отчёт, одновременно являющийся интерфейсом. В правой его части отображается панель с доступными измерениями и элементами этих измерений, а в центре находится таблица, куда эти измерения можно отбирать, перетаскивая их мышью. При этом в таблицу добавляются все подчинённые уровни. Соответственно при удалении из неё измерений подчинённые уровни тоже удаляются. В верхней части располагается панель инструментов, состоящая из двух частей. Первая – это обычный набор кнопок управления, такой же, как в привычных программах Microsoft типа Word. Вторая часть содержит инструменты для работы с отчётами «OLAP 7.7». Они, в частности, позволяют: обновлять содержимое таблицы, если данные на сервере «OLAP 7.7» изменялись; исключать строки с нулевыми значениями; выводить диаграмму текущего состояния; отбирать элементы измерения по дополнительным условиям (при этом открывается специальный диалог отбора данных); экспортировать таблицу в MS Excel (рис. 1).

 
Рис. 1

Измерения при формировании отчёта могут разворачиваться вертикально или горизонтально, далее можно производить отбор и по ним. Отобранные измерения подразделяются на агрегированные (они отмечаются галочкой) и дезагрегированные. Двойной щелчок мышью на названии измерения выводит список составляющих его элементов – это те объекты, по которым упомянутое измерение предполагается развернуть либо провести отбор (агрегирование). Собственно, мышью производятся все операции с элементами измерений. Допустим, отчёт разворачивался по вертикали по товарам и складам, а по горизонтали – по регионам; можно легко развернуть регионы по вертикали, сделать их выборку по складам и развернуть товары по горизонтали. Состав информации, которая будет отображена в отчёте (количество проданного товара или общая сумма выручки от его продаж), выбирается из ресурсов.

Теперь рассмотрим на примерах, как в «OLAP 7.7» обстоит дело с отбором данных. Через специальный интерфейс отбора здесь можно создавать списки элементов измерений. Критерии самого отбора следующие:

· «Все». Имеются в виду все доступные элементы из данного измерения;

· «Список». Выбор вручную из списка доступных элементов измерения;

· «Подходящий». Выбор элементов по маске, которую задаёт сам пользователь: совпадение по началу, концу или всей набранной им строке;

· «Уровень». Элементы измерения, находящиеся на выбранных уровнях иерархии;

· «Семья». Элементы измерения, являющиеся «родителями», «потомками» и т. п.;

· «Атрибут». Элементы измерения со значением, которое определённым образом соотносится с выбранным значением: равно, меньше, больше, принадлежит множеству;

· «Исключение». Здесь имеются в виду элементы измерения с ресурсом, который входит в заданный диапазон чисел или не входит, будучи меньше или больше него, а также равен или больше другого значения при фиксированных значениях остальных измерений (данный критерий применяется при построении сложных аналитических отчётов);

· «Первые/Последние». Выбирается необходимое количество элементов или процент от их общего количества, т. е. параметры, по которым данный ресурс принимает максимальные и (или) минимальные значения;

· «Ряд». Выбор элементов измерения «Время»;

· «Упорядочить». Выбранные элементы сортируются (по возрастанию или убыванию) по алфавиту, значению определённого ресурса при фиксированных значениях прочих измерений и т. п.

Как уже отмечалось, в системе присутствуют специальные измерения типа «Время», позволяющие анализировать динамику продаж по различным периодам – дням, неделям, месяцам и т. д.

Например, произведя отбор данных, вы обнаружили, что по некоторым постоянным контрагентам начали снижаться объёмы продаж. Далее разворачиваете отчёт по регионам и видите, что все эти «подозрительные» контрагенты работают в одном районе. Однако тот же отчёт показывает, что у других контрагентов, располагающихся там же, общие объёмы продаж те же. Значит, надо посмотреть продажи по группам товаров. Создали отчёт, посмотрели. Оказалось, что подкачала только одна группа, по остальным всё идёт по-прежнему. И именно этой группой не занимаются те контрагенты, у которых не снизились общие объёмы продаж. Таким образом, можно предположить, что кто-то из ваших конкурентов начал предлагать товары из данной группы на более выгодных условиях. Напрашивается и решение – самому начать предлагать их контрагентам дешевле.

Или другой вариант. Выборка показала снижение продаж по группе товаров. Создаёте отчёт по контрагентам: у некоторых из них снижение есть, у большинства – нет. Далее следует отчёт по регионам: контрагенты со снижением присутствуют в каждом. Потом создаём отчёт зависимости количества контрагентов со снижением объёмов от времени. Оказалось, что чем дальше, тем эта цифра больше. Наконец, смотрим отчёт по группам товаров у контрагентов, показавших снижение. Группы идентичны. Вывод: на рынке начал распространяться товар из той же группы, что поставляете вы, но с лучшими потребительскими свойствами либо меньшей ценой. Решение: снизить для контрагентов закупочную цену на свой товар данной группы, выйти на поставщика нового товара, а также добиться скидок от поставщика товара старого.

Рассмотрим возможности табличного и графического представления отчётов по выборке в «OLAP 7.7» на примере анализа деятельности компании «ПиБи» (собственные продукты, сеть партнеров в регионах, продукты "1С", услуги).

Начнём с динамики прибыли по годам. Входим в интерфейс отбора. Устанавливаем ресурс «Сумма» вверх, а измерение «Год» влево. Запрещаем показ нулевых сумм, а также сумм по группам. Запускаем построение графика (рис. 2).

Рис. 2

Далее идёт динамика объёма продаж по годам. Здесь всё то же самое, только в измерении «Вид операции» поставим фильтр «По продажам». Получим график, как на рис. 3.

Рис. 3

Теперь создадим график влияния сезонных факторов. Удаляем все предыдущие значения. Выставляем ресурс «Сумма» вверх, измерение «Месяц» - влево. Запрещаем показ нулевых сумм и сумм по группам. Искомый график представлен на рис. 4.

Рис. 4

Посмотрим, какова у нас прибыль по видам деятельности (наши продукты, продукты «1С», услуги). Удаляем предыдущие значения. Выставляем ресурс «Сумма» вверх, измерение «Товар» – влево. Раскрываем и удаляем папку «Товар». Строим круговую диаграмму (рис. 5).

Рис. 5

Далее на очереди оборот по услугам и продуктам «1С» по клиентам, купившим наши продукты. Удаляем предыдущие значения. Выставляем ресурс «Сумма» вверх, измерение «Клиенты» - влево. Выбираем измерение «Товар/Наши разработки» и производим отбор измерений с помощью одноимённой кнопки. В интерфейсе отбора выбираем измерение «Клиент», а затем критерий отбора «Больше-меньше». Отбираем "все позиции измерения Клиент", у которых «Сумма больше, чем 0» (рис. 6).

Рис. 6

Выходим из интерфейса отбора и делаем инверсию в измерении «Товар». Запрещаем показ нулевых сумм и сумм по группам, сортируем по убыванию данные столбца «Сумма». Окончательный результат видим на рис. 7.

Рис. 7

Что ещё приобретали клиенты, купившие наши продукты (анализ покупательской корзины). Удаляем предыдущие значения. Выбираем измерение «Товар/Наши разработки» и производим отбор измерений. В интерфейсе отбора выбираем измерение «Докум» и отбор по критерию «Больше-меньше». Включаем фильтр по отобранным измерениям и, наконец, отбираем «все позиции измерения Докум», у которых «Сумма больше, чем 0» (рис. 8).

Рис. 8

Выходим из интерфейса отбора и делаем инверсию в измерении «Товар». Выставляем ресурс «Количество» вверх, измерение «Товары» влево. Запрещаем показ нулевых сумм и сумм по группам. Сортируем по убыванию данные в столбце «Количество». Получаем таблицу, как на рис. 9.

Рис. 9

Рассмотрим продажи наших продуктов по городам. Удаляем предыдущие значения. Выставляем ресурс «Сумма» вверх и измерение «Города» - влево. Выбираем измерения «Города» и «Товар/Наши разработки». Запрещаем показ нулевых сумм и сумм по группам. Сортируем по убыванию данные в столбце «Сумма». Таблица представлена на рис. 10.

Рис. 10

И наконец, есть ещё анализ продвижения наших продуктов в регионах (т. е. качества работы наших региональных партнёров). Чтобы получить картину того, в каких регионах наши продукты расходятся хорошо, а в каких могут продаваться ещё лучше, необходимо данные, полученные выше, умножить на коэффициент, учитывающий экономическое развитие города (например, количество специалистов, аттестованных по программам "1С").

***

В заключение сформулируем основные преимущества, которые получает пользователь «1С:Предприятия», проводящий аналитическую обработку данных при помощи «OLAP 7.7».

1. Удобный пользовательский интерфейс, благодаря которому пользователь может работать с данными, не отвлекаясь на изучение элементов управления системой, не говоря уже о логике управления. Достаточно нескольких секунд, чтобы поменять местами колонки и строки отчёта, удалить одни и добавить другие, провести детализацию или обобщение отчёта.

2. Высокая скорость создания отчётов обеспечивается предварительным просчётом в БД OLAP всех возможных итогов, так что отпадает необходимость в дополнительных запросах и расчётах итогов по группам в условиях использования баз данных другими сотрудниками.

3. Система имеет гибкий механизм генерации отчётов. Данные могут быть наглядно представлены в самых разных видах и ракурсах.

4. Производится обработка только тех данных, по которым было реальное движение. Это обеспечивается установкой параметра «Исключить нулевые значения», о чём упоминалось выше.

5. Многопользовательский режим подключён по умолчанию.

6. Осуществляется обратная связь с первичной информацией (документами, справочниками и т. п.). Можно прямо из созданного отчёта открывать её и просматривать, изменять и перепроводить документы.

7. Используется интуитивно понятный интерфейс построения запросов. Сложные запросы, на основе которых создаются списки элементов измерений, строятся при помощи специального интерфейса.