Ремонт автомобилей: когда помогает компьютер

Автор Олег Симонов

Руководители автосервисов в настоящее время в основном положительно воспринимают идею автоматизации хозяйственной деятельности своих предприятий. Большое количество техцентров уже работают на тех или иных компьютерных программах, для других вопрос внедрения систем автоматизации вошёл в числе насущных. Среди задач, которые предполагается решать с помощью компьютера, можно назвать такие, как упорядочивание и стандартизация документооборота, контроль персонала, уменьшение времени обслуживания клиентов, поиск дополнительных резервов, определение стратегии развития фирмы и другие.

Разработчики системы "Автосервис 7.7" (рис. 1) в своей работе руководствовались двумя основными факторами: реальным опытом работы автосервисов, прежде всего требованиями и пожеланиями своих клиентов, а также теоретическими аспектами. Во многих вопросах большую помощь своими консультациями оказали ведущие специалисты Кафедры эксплуатации автотранспорта и автосервиса МАДИ (ТУ) В. А. Егоров и Г. А. Муравкина.

Рис. 1

Итак, перейдём к знакомству с системой.

"Автосервис 7.7" предоставляет ряд существенных возможностей по реализации правильного документооборота на предприятии автосервиса. В этом плане программа ориентирована на решение двух основных задач:

1) способность удовлетворять запросы крупных и средних автосервисов, связанные с отражением реальных бизнес-процессов на станциях техобслуживания (СТО);

2) доступность программы для небольших автосервисов без излишней перегрузки интерфейсов.

Оба аспекта можно охарактеризовать как задачи "масштабируемости" системы. Что реально даёт в этом плане "Автосервис 7.7"?

В программе существует два основных режима оформления документов по ремонту: компактный - в нём все действия, начиная с открытия наряд-заказа и до его закрытия, производит один пользователь, и развёрнутый - здесь реализован "конвейер" пользователей, при котором на каждом этапе оформления наряд-заказа с документом работают определённые группы людей.

Кроме двух основных режимов в "Автосервисе" есть режим "быстрого оформления" наряд-заказа, при котором автоматически создаются и распечатываются в нужном количестве экземпляров сопроводительные документы, например счёт-фактура, приходный кассовый ордер и т. п.

Масштабируемость проявляется также в том, как в программе отражается состояние ремонтной зоны. На станциях техобслуживания, стремящихся отслеживать реальную картину производства, можно, при условии своевременного внесения информации в систему, в реальном времени наблюдать показатели текущего положения дел. Например, легко получить ответы на следующие вопросы: какое количество автомобилей находится на различных этапах технологического цикла? на какой стадии находится ремонт конкретного автомобиля? какие запчасти были отпущены под данный наряд-заказ со склада 1? …со склада 2? кто ответственен за срыв работ по наряду? сколько дней осталось до запланированного окончания ремонта? и т. д. (рис. 2)

Рис. 2

Для самых пунктуальных пользователей предусмотрена возможность фиксации и анализа реального времени выполнения той или иной работы конкретным исполнителем и соотношения реального времени с плановыми нормо-часами.

Автосервисы, которые стремятся к минимальным затратам времени на работу с программой, могут, пожертвовав описанными в предыдущем абзаце возможностями, работать без "промежуточных точек". При этом, как правило, информация вносится в программу только при открытии наряд-заказа (при первоначальном разговоре с заказчиком) и при его закрытии (окончательное редактирование документа).

Если автосервис работает с программой по "конвейерной" схеме, описанной выше, включается механизм "электронных подписей": кладовщик и мастер ставят свои "подписи" в каждом обрабатываемом наряд-заказе, что облегчает контроль за пользователями и управление доступом к документам (рис. 3).

Рис. 3

Как показал опыт работы с программой, те средства взаимодействия различных звеньев персонала, которые присутствуют в системе, могут с большой гибкостью настраиваться на специфику конкретного предприятия. Конечно, в типовом варианте конфигурации всё предусмотреть невозможно - на различных автосервисах действуют свои технологические цепочки и схемы разграничения прав доступа. Однако следует отметить, что "Автосервис 7.7" хорошо настраивается на специфику различных организаций без глобальной "переделки" существующих в программе механизмов.

Одной из важных задач при разработке программы было обеспечение возможности сбора и хранения как можно большего количества информации по "истории болезни" для каждого автомобиля. Кроме того, хотелось видеть наиболее полную картину по обслуживанию той или иной автомашины: какие запчасти и по каким накладным уходили на ремонт со склада, какие денежные документы оформлялись именно по этому автомобилю, и т. д. (рис. 4).

Рис. 4

"История" автомобиля в "Автосервисе 7.7" это:

1) возможность из различных точек программы получать краткую "историю" обслуживания автомобиля (список наряд-заказов с возможностью их просмотра);

2) возможность хранения "Диагностических карт" по каждому автомобилю. В диагностическую карту заносятся результаты замеров определённых параметров, сделанных с помощью диагностического оборудования, с их нормативными и реальными значениями. Набор параметров диагностики для диагностических карт настраивается для каждой модели;

3) хранение "протокола" оформления каждого наряд-заказа, где отражается, кто из пользователей и когда производил с документом определённые действия (ставил свою подпись, отправлял на склад, закрывал и т. д.);

4) получение расширенной "истории" обслуживания автомобиля, куда помимо документов по ремонту включаются сопряжённые с ними документы выбранных видов (например накладные, заказы на запчасти, документы оплаты и проч.)

Одной из специфических особенностей предприятий автосервиса является использование норм времени для выполнения ремонтных работ. Как правило, от количества нормо-часов напрямую зависит зарплата исполнителей — слесарей, механиков и т. д. На практике используются разные способы начисления зарплаты в зависимости от выработки. "Автосервис 7.7" даёт возможность при начислении зарплаты иметь под рукой множество различных показателей: выработка в нормо-часах, количество работ, их стоимость, количество рекламаций по исполнителю, наличие срывов работ. Дополнительная информация может использоваться для принятия решений о премировании сотрудников или о взысканиях (рис. 5).

Рис. 5

В программе реализован полноценный блок торгово-складского учёта. В одной информационной базе можно вести несколько складов, причём для каждого склада могут применяться такие операции, как: продажа товаров, передача материалов в ремонт, внутреннее перемещение по себестоимости, оформление недопоставок, списание брака, инвентаризация. Система предоставляет возможность оформлять заказы на продажу запчастей, а также выполнять предварительное резервирование товара с выпиской счёта. Для планирования закупок и выявления неликвидов программа выдаёт информацию о коэффициентах оборачиваемости для запчастей. Кроме того, имеется возможность планировать закупки на основании данных о минимальных остатках, задаваемых для выбранных товаров.

В настоящее время компьютерной программе для автоматизации мало только фиксировать те или иные хозяйственные операции, совершаемые на предприятии. Программа должна подсказывать новые пути развития, помогать находить нужные резервы. В "Автосервисе" аналитический блок представлен рядом отчётов, позволяющих руководству предприятия увидеть проблемы или возможности, которые не всегда заметишь "невооружённым" глазом.

Когда лучше всего предоставить отпуск работникам малярного цеха? Ремонт какой марки автомобилей дал наибольший приток денежных средств? Есть ли на складе "залежавшиеся" запчасти? Какие системы автомобилей (двигатель, подвеска и пр.) конкретной марки чаще всего требуют ремонта на определённом пробеге? Кто из исполнителей был занят на "тяжёлых" работах? Сколько в среднем дней занимало обслуживание автомобилей той или иной марки в определённый период времени? - на эти и другие вопросы программа даёт ответ. Для тех, кто любит смотреть на имеющуюся информацию с разных сторон и строить нестандартные отчёты, предназначен "1000 и 1 отчёт", входящий в состав "Автосервиса". "1000 и 1 отчёт" - это универсальный конструктор отчётов, с помощью которого пользователь сам, без помощи программиста, строит различные запросы по имеющейся в базе данных информации (рис. 6 - 9).

Рис. 6

Рис. 7

Рис. 8

Рис. 9

Система (конфигурация) "Автосервис 7.7" реализована на базе компонента «Оперативный учёт» системы программ «1С:Предприятие 7.7». В зависимости от потребностей пользователя существуют несколько вариантов поставки системы - от локального до клиент-серверного (с использованием MS SQL Server).

"Автосервис 7.7" допускает интеграцию с «1С: Бухгалтерией 7.7» с помощью "Менеджера обмена данными" - одного из известных инструментальных средств обмена между базами данных «1С:Предприятия». Операция слияния данных в этом случае является "внешней" для используемых конфигураций, что позволяет производить регулярные обновления «1С:Бухгалтерии» с минимальными затратами.