Описание "Управление цепочками поставок"

На пути к потребителю товар проходит через множество промежуточных пунктов, в каждом из которых меняет свое качество, вид, расфасовку, цену и другие параметры. Движению товарного потока сопутствует финансовый поток. События, которые произошли или должны произойти в товарно-денежном обороте, отражаются в потоках информации.

Скорость прохождения информации влияет на скорость товарно-денежного оборота. И наоборот, только рациональная, последовательная и стабильная система продвижения товара от поставщика сырья до конечного потребителя создает такой информационный поток, скорость которого может быть увеличена с помощью его формализации и автоматизации.

Основа для минимальной степени формализации существует в любой цепочке поставок - это значительная часть документооборота, формальные и содержательные стороны которой (счетов, расходных и приходных накладных, счетов-фактур) регулируются законодательством и поэтому имеют универсальный вид на территории всей страны.

Причиной порождения этих документов является акт купли-продажи, который инициируется заказом на продукцию от покупателя к продавцу. Таким образом, вторая стабильная часть информационного потока - это сообщения покупателя о своем желании приобрести некоторый товар. Заказ движется в направлении, противоположном движению товара, он легко поддается формализации и может автоматически передаваться от дилера к дистрибьютору, от дистрибьютора к производителю и т.д.

Покупатель принимает решение о целесообразности закупки товара у того или иного поставщика на основании многих факторов, в том числе информации о предлагаемой продукции и расценках на нее, то есть на основании прайс-листа. В цепочке поставок движение прайс-листов совпадает с движением товара, их изменение отражает повышение стоимости товара для каждого следующего звена в цепочке вплоть до конечного потребителя. В большинстве случаев повышение цены для каждого товара у каждого посредника регулируется определенными правилами. Это означает, что процесс формирования прайс-листов может быть автоматизирован, так же как их передача в электронном виде.

Формализация и автоматизация этой части информационных потоков доступна практически всем предприятиям и не требует реорганизации работы ни одного из подразделений.

В то же время эффект от внедрения даже такой простейшей системы управления цепочками поставок превосходит затраты на ее внедрение в десятки раз. Краткий список преимуществ:

• исключение ручных операций, требующих больших затрат времени;
• исключение ошибок при повторном вводе документов в память компьютера с листа;
• эффективная обработка счетов и платежей;
• сокращение расходов на транзакции;
• большая прозрачность процессов;
• ускорение процесса закупок и продаж;
• увеличение производительности труда персонала.

Причиной того, что подобные системы пока не получили распространения является  отсутствие надежного и гибкого инструмента для управления и обмена данными. Без него система управления поставками не может быть реализована.

Создание "Менеджера обмена данными" послужило толчком для конструирования системы управления поставками на базе "1С: Предприятия 7.7".

Для ее первой реализации сознательно выбран наиболее простой хозяйственный сценарий, который требует минимум доработки типовых конфигураций "1С" и обладает максимальной универсальностью и простотой в овладении. Работа с новой настройкой не требует специального обучения и не вызовет психологического дискомфорта у пользователя и программиста. Стремление к простоте и универсальности объясняет функциональную ограниченность компоненты, в которой пока не реализованы управленческие и аналитические возможности такого рода систем. В разрабатываемых вариантах, имеющих отраслевую специализацию, этот недостаток будет восполнен.

Компонента получила название "Управление цепочками поставок" и устанавливается на любую, типовую или измененную, конфигурацию "Торговля и склад 8.5".

Основное предназначение: автоматизация обмена деловой документацией (счетами, счетами-фактурами, приходными и расходными накладными), справочниками номенклатуры (прайс-листами), полученными и выданными заказами. Два последних документа не содержатся в типовой конфигурации и созданы специально для настройки.

На рисунке показана схема документооборота между Поставщиками поставщика(Поставщик1) - Поставщиком - Покупателем – Покупателями покупателя (Покупатель1), которые представляют собой n-ое звено в гипотетической цепочке поставок, для других соседей по цепочке Поставщик является покупателем, а Покупатель - поставщиком.

Порядок обмена информацией между контрагентами на схеме следующий:

1. Покупатель получает «Полученный заказ» от Покупателя1.
2. Покупатель получает «Прайс-лист от поставщика».
3. Поставщик получает от Покупателя «Полученный заказ».
4. Обработка заказа у Поставщика, в ходе которой анализируются остатки товара на складе и делается вывод о необходимости заказывать («Выданный заказ») новую партию товара у Поставщика1.
5. Товар найден на складе или получен от Поставщика1.
6. Для Покупателя формируются и выгружаются «Счет», «Расходная накладная» и «Счет-фактура».
7. К Покупателю названные документы загружаются в трансформированном (одна из функций "Менеджера обмена данными") виде: «Полученный счет», «Приходная накладная», «Регистрация счета-фактуры».
8. Покупатель выполняет «Выданный заказ» Покупателя1.

Работа с компонентой делится на три этапа.

1. Установка и настройка на конфигурацию проводится стандартными средствами инсталляции "Менеджера обмена данными".

2. Заполнение «Прайс – листа» и информации по контрагентам.

«Прайс – лист» для покупателей заполняется путем подбора товара из справочника номенклатуры оригинальной конфигурации. Есть два режима подбора товара: поодиночный и групповой. Цена при этом может устанавливаться автоматически из соответствующих реквизитов, вычисляться на основании введенных формул или заводиться вручную. В любом случае есть возможность ручного редактирования.

Новые справочники покупателей и поставщиков заполняются с помощью специального мастера, в котором сведены к минимуму настройки обмена: для них указывается только путь транспортировки пакетов (дискета, электронная почта, ftp-сервер).

3. Работа по обработке заказа.

Работа с заказами выполняется с помощью специальной обработки, вызываемой из главного меню, и состоит из следующих последовательных пунктов.

а) Загрузка данных.

 

В слое "Загрузка данных" происходит загрузка новых данных, как от поставщиков, так и покупателей. Обмен данными по умолчанию происходит для всех контрагентов, заведенных в справочнике «Поставщиков-покупателей» с помощью мастера, но, по желанию, можно установить множественный фильтр.

От поставщика возможна загрузка следующих данных: справочников «Номенклатура», «Прайс- лист от поставщика»,  документов – «Полученный счет», «Приходная накладная», «Регистрация счета-фактуры». При этом документы от поставщика создаются только в том случае, если это новые документы, и они созданы в информационной базе контрагента. Если такие документы уже ранее загружались в нашу базу, то они игнорируются.

От покупателя возможна загрузка только одного документа – «Полученный заказ».

б) Обработка полученных заказов.

В этом пункте действий определяется, сколько всего поступило заказов на один товар и от кого, определяется остаток товара на складе. Вычисляется разница между заказанным количеством товара и остатком, которую необходимо заказать у поставщиков. На эту разницу формируются документы «Выданные заказы» для дальнейшей отправки поставщикам. Выбор поставщиков происходит по приоритетам поставки (в данной версии реализован один приоритет - это цена товара, в дальнейшем планируется ввести следующие приоритеты: минимальная - максимальная партия, скидки на размер партии, время выполнения заказа и др.).

При наличии на складе товара, запрошенного покупателем, происходит подтверждение заказа путем формирования документа «Счет». Этот документ отправляется покупателю в момент выгрузки данных и служит основанием для оплаты. Товар по указанному «Счету» будет зарезервирован на складе для этого покупателя.

После подтверждения оплаты «Счета», на его основании вводится документ «Расходная накладная» и «Счет – фактура». Фиксация оплаты производится пользователем самостоятельно на основании банковских или кассовых документов, а выписывание документов производятся в журнале документов на основании «Счетов», по которым поступила оплата (в дальнейшем этот момент планируется автоматизировать).

г) Выгрузка данных.

В слое "Выгрузка данных" происходит выгрузка данных для поставщиков и покупателей (в т.ч. сформированных в пункте б) документов).

В случае необходимости можно установить множественный фильтр на справочник контрагентов, с которыми будет происходить обмен.

Для покупателей в выгрузку данных включаются: «Прайс – лист» (целиком, если это первый обмен с клиентом, или изменения), документы  «Счет», «Счет-фактура», «Расходная накладная», элементы справочника «Номенклатура», используемые в документах.

Для поставщиков возможна выгрузка только документов «Выданные заказы».

Созданная система может быть использована для автоматизации процесса закупок всеми предприятиями, использующими программы "1С: Предприятия 7.7". Ее внедрение требует минимальных вложений для внедрения и обучения персонала.